Дипломная работа: Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования

Дипломная работа: Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования

Содержание

Введение

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Сущность организации делопроизводства

1.2 Понятие документооборота

2. Производственно-экономическая характеристика ОУ СПК «Путришки»

2.1 Природно-климатическая характеристика хозяйства и обеспеченность ресурсами

2.2 Экономическая характеристика хозяйства

3. Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки»

3.1 Основные правила организации документооборота в УО СПК «Путришки»

3.2 Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве

3.3 Контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел

3.4 Мероприятия по совершенствованию делопроизводства

4. Безопасность жизнедеятельности

Выводы и предложения

Список использованой литературы

Приложения

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. [2, с. 7]

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях Республики Беларусь. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объектом исследования данного дипломного проекта является УО СПК «Путришки» Гродненского района. Предметом исследования выступает организация делопроизводства в хозяйстве.

Целью дипломного проекта является анализ состояния делопроизводства в системе управления УО СПК «Путришки» Гродненского района и поиск путей его совершенствования. В соответствии с целью поставлены следующие задачи:

- изучить сущность организации делопроизводства и понятие документооборота;

- дать производственно-экономическую характеристику исследуемому хозяйству;

- проанализировать сложившееся состояние делопроизводства в хозяйстве;

- разработать направления совершенствования организации делопроизводства в УО СПК «Путришки»;

- внести предложения по автоматизации делопроизводства и документооборота.

При проведении исследований использовались следующие методы: диалектический (с приемами анализа, синтеза, индукции и дедукции), монографический, статистико-экономический и др.

При написании настоящего дипломного проекта был использован широкий круг источников. Для достижения поставленной цели и освящения указанных задач были использованы учебники и учебные пособия Давыдова Э.Н., Кирсанова М.В. и других, статьи в периодических изданиях, Интернет-ресурсы. Информационной базой анализа послужили годовые отчеты 2006 - 2008 года, данные бухгалтерской и статистической отчетности, бизнес-план УО СПК «Путришки».

1. Теоретические основы организации делопроизводства

1.1 Сущность организации делопроизводства

В белорусском языке понятию «делопроизводство» соответствует термин «справаводства». Происходит он от слова «справа» так в XV-XVIII вв. в Великом Княжестве Литовском, ядро которого составляли белорусские земли, назывался процесс рассмотрения какого-либо вопроса и документальная фиксация принятого решения.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени». [9, с. 24] В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 г. Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов. [4, с. 2]

Государственные стандарты на термины и определения введены в 1970, 1983 гг. "Единая государственная система делопроизводства" установила единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТом 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Делопроизводство – это деятельность охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. [4, с. 2] Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.).

Составной частью делопроизводства является документирование – процесс составления и оформления документов. Исторически документирование развивается по двум направлениям:

1) документирование по общим вопросам управления;

2) документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном оформлении этой деятельности, получил название общей документации. Отдельные специальные стороны деятельности учреждений находят отражение в системах специальной документации (бухгалтерской, статистической, военной, технической и др.). Выделение систем специальной документации было вызвано особенностями содержания документов, входящих в эти системы, и отличными от других правилами их составления и работы с ними.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу.

Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания.

К временным характеристикам документооборота относят «продолжительность документооборота», то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа.

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. [5, с. 69]

Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения этого требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений.

Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.

Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого принципа приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены. [5, с. 70]

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей от решения второстепенных вопросов.

Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов. Недокументируемые управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными. Поэтому они составляют незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, больших интеллектуальных и трудовых затрат. [1, с. 3]

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов. Эти документы создаются и циклируют вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

1.2 Понятие документооборота

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. [10, с. 12]

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Вся документация организации делится на три документопотока:

§  входящие (поступающие) документы;

§  исходящие (отправляемые) документы;

§  внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

§  входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

§  в pa6оте, которые ждут его действий;

§  на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является документооборот, цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документальное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели, поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. [10, с. 14]

ДОУ, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, которые участвуют в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота. [9, с. 36]

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

- горизонтальные - связывают организации одного уровня;

- вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней;

* восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций;

* нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту: документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота за определенный период времени (обычно за год) рассчитывается по формуле:

Уд = SBX + Исх. + Вн. (1.1)

где, Уд объем документооборота; SBX – объем входящих документов; Исх. – объем исходящих документов; Вн. – объем внутренних документов.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. [21, с. 29]

Схема движения входящих документов показано на рис. 1.1, где цифрами и буквами обозначено:

 2

     3

Рисунок 1.1 Схема движения входящих документов [21, с. 30]

Возможность исследования документооборота любого учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о проведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей. [10, с. 18]

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2. Производственно-экономическая характеристика ОУ СПК «Путришки»

2.1 Природно-климатическая характеристика хозяйства и обеспеченность ресурсами

УО СПК «Путришки» Гродненского района является производственным кооперативом добровольно объединившихся крестьян для совместного ведения сельскохозяйственного производства на основе коллективного труда. УО СПК «Путришки» вступает на добровольных началах, не утрачивая своей хозяйственной самостоятельности, в учебно-научно-производственный комплекс при Гродненском государственном аграрном университете и является его учебно-производственной базой.

УО СПК «Путришки» специализируется на выращивании элитных семян зерновых культур и картофеля, а также производстве цельного молока и КРС на мясо.

Дорожная сеть хозяйства развита очень хорошо, имеется большая протяженность асфальтированных, улучшенных гравийных дорог: Гродно-Минск, Гродно-Скидель, Гродно-Озеры и другие. Пересекают территорию учхоза и ряд железных дорог: Гродно-Вильнюс, Гродно-Мосты, Аульс-Неман. В хозяйстве уделяется большое внимание состоянию дорожной сети. В строительстве новых дорог в учхозе нет необходимости, так как существующая связь посредством дорог между населенными пунктами и хозяйственными центрами хорошая.

Центральная усадьба учхоза находится в деревне Путришки Гродненского района. Расстояние от центральной усадьбы до районного центра (г. Гродно) 7 км. В состав хозяйства входит 25 населенных пунктов, 3 производственных участка, а также 5 животноводческих ферм.

Высшим органом управления УО СПК «Путришки» является собрание уполномоченных. Правление УО СПК «Путришки» избирается из членов хозяйства сроком на три года. Ежегодно правление хозяйства отчитывается о своей деятельности перед собранием уполномоченных. Организационная структура управления УО СПК «Путришки» приведена в приложении А.

Почвы хозяйства формируются в условиях умеренно-теплого климата. Лето теплое, влажное, продолжительное. Зима сравнительно короткая с частыми оттепелями и незначительным снежным покровом. Переходные сезоны года – весна и осень – выражены хорошо. Продолжительность теплого периода с положительной температурой воздуха колеблется в пределах 250 дней. Продолжительность безморозного периода в среднем 155-160 дней.

Гродненский район относится к зоне достаточного увлажнения. Среднегодовое количество осадков составляет 600 мм. Большая часть общей суммы осадков выпадает в теплый период года (апрель-сентябрь).

В результате удаленности друг от друга производственных центров, почвы в разных частях хозяйства отличаются по своему составу и качеству. Основным типом почвы являются дерново-подзолистые, а также имеются глинистые почвы и суглинки, супеси и песчаные почвы.

Таблица 2.1 - Землепользование УО СПК «Путришки»

Из таблицы 2.1 видно, что в 2008 г. общая земельная площадь, закрепленная за кооперативом, увеличилась на 22 га по сравнению с 2004 г. и составила 4974 га. Аналогичным образом колебалась и площадь сельхозугодий. В 2008 г. она составила 4395 га, что также на 22 га больше, чем в 2004 г. Площадь пашни в 2008 г. составила 3217 га, что на 19 га или на 0,6 % меньше, чем в 2004 г. Площадь сенокосов также уменьшилась на 9 га или на 8,3 % и составила в 2008 г. 100 га. Однако, наблюдается значительное увеличение площади пастбищ (на 95 га или на 10,4 %).

В структуре землепользования УО СПК «Путришки» наибольший удельный вес занимают сельскохозяйственные угодья (88,4 %), что свидетельствует о высоком уровне сельскохозяйственного освоения земель. Небольшой удельный вес в структуре землепользования хозяйства в 2008 г. занимают леса и пруды и водоемы – 2,9 и 0,7 % соответственно, а также прочие земли, на долю которых приходится 8,0 %.

Наибольшая часть сельхозугодий отведена в кооперативе под пашню (73,2 %), что свидетельствует о высоком уровне распаханности территории. Поскольку в хозяйстве имеется большое поголовье сельскохозяйственных животных, то часть сельхозугодий отведена под сенокосы (2,3 %) и пастбища (22,9 %), а оставшаяся незначительная их доля отведена под многолетние насаждения (1,6 %).

Для расширенного воспроизводства необходимо непрерывное возобновление и совершенствование основных средств сельскохозяйственного предприятия. Неполное использование средств производства повышает себестоимость работ, приводит к раннему моральному старению машин, сдерживает технический прогресс. Состав и структура основных средств производства в УО СПК «Путришки» представлена в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Состав и структура основных фондов в УО СПК «Путришки»

Данная таблица показывает, что в 2008 году производственные основные средства занимают 94,6 %, а непроизводственные 5,4 %. В их разрезе наибольший удельный вес принадлежит зданиям и сооружениям – 58,59 %, 32,84 % - машинам и оборудованию. Незначительную долю занимают инструмент и инвентарь – 0,34 % и многолетние насаждения - 0,63 %.

В структуре основных средств УО СПК «Путришки» происходит уменьшение удельного веса зданий и сооружений, многолетних насаждений, растет удельный вес передаточных устройств, машин и оборудования, рабочего и продуктивного скота, транспортных средств.

Общая стоимость основных фондов в УО СПК «Путришки» в 2008 г. составила 37758 млн. руб.

Проанализировав структуру основных фондов, следует рассмотреть показатели эффективности использования основных фондов (табл. 2.3).

В целом, из таблицы 2.3 видно, что в УО СПК «Путришки» наметилась положительная тенденция. Многие показатели, характеризующие эффективность использования основных средств, из года в год возрастают.

Согласно данным таблицы 2.3 с 2004 по 2008 гг.фондоемкость, фондообеспеченность и фондовооруженность увеличились. Фондоотдача, напротив, снизилась, что нельзя оценить положительно.

Показатель энергообеспеченности на протяжении исследуемого периода колебался. Данный показатель увеличился в 2008 г. на 20,1 л.с. или на 3,8 % в сравнении с 2004 г. Это произошло вследствие увеличения за данный период времени площади сельхозугодий на 0,5 %, а количества энергетических мощностей – на 4,4 %.

Энерговооруженность в период с 2004 г. по 2008 г. вследствие роста количества энергетических мощностей на 4,4 % и уменьшения численности работников на 19,2 %, имела четкую тенденцию к увеличению. В 2008 г. данный показатель составил 68,8 л.с., что на 15,6 л.с. или на 29,3 % больше, чем в 2004 г.

Таблица 2.3 - Анализ обеспеченности УО СПК «Путришки» основными средствами производства

Важное значение при производстве сельскохозяйственных культур имеет наличие сельскохозяйственных машин и оборудования. Проследим их динамику за 2004-2008 гг. (табл. 2.4).

Как видно из таблицы 2.4 происходит снижение численности многих машин и оборудования. Это происходит потому, что в хозяйстве взят курс на замену устаревшего оборудования и машин, на более высокопроизводительные, что дает возможность уменьшить количество работающих, снизить затраты труда на единицу продукции и увеличить рентабельность.

Таблица 2.4 - Наличие основных сельскохозяйственных машин и оборудования в УО СПК «Путришки», шт.

Для более полной оценки работы любого хозяйства следует учитывать изменения производительности труда, поскольку это влияет на объём производства продукции и способствует повышению эффективности производства.

Таблица 2.5 - Показатели производительности труда в УО СПК «Путришки»

Как видно из таблицы 2.5, возрастает количество продукции, полученной в расчете на 1 чел.-час как в растениеводстве, так и в животноводстве, а также количество валовой продукции и мяса в живом весе, приходящейся на 1 среднегодового работника. Количество зерна и мяса в живом весе в расчете на 1 среднегодового работника в 2008 г. составило 289,7 и 11,2 ц соответственно, что на 42,4 и 1,8 % соответственно больше, чем в 2004 г. Выход кормовых единиц в расчете на 1 среднегодового работника, занятого в сельхозпроизводстве составил в 2008 г. 85,5 т к.ед., что на 38,6 % превысило уровень 2004 г.

Таким образом, хозяйство в полном объеме обеспечено производственными ресурсами, которых достаточно для эффективного ведения хозяйственной деятельности.

2.2 Экономическая характеристика хозяйства

Одним из основных показателей, характеризующих деятельность сельскохозяйственного предприятия, является объем производства сельскохозяйственной продукции. От его величины зависит объем реализованной продукции, а, значит, и степень удовлетворения потребности населения в продуктах питания. У УО СПК «Путришки» имеются достаточно широкие возможности для успешной деятельности. Здесь есть и земельные угодья, и прочная материальная база, и квалифицированные специалисты. Теперь целесообразно будет проанализировать, насколько успешно налажена работа кооператива. Следует рассмотреть растениеводство, поскольку именно оно является кормовой базой для животноводства.

Анализ производства продукции растениеводства целесообразно начинать с изучения размера и структуры посевных площадей под культурами (табл. 2.6). Имея в собственности обширные земельные площади, важно правильно ими распорядиться, четко и грамотно определить структуру посевных площадей, чтобы избежать перепроизводства продуктов питания и, в то же время, обеспечить кормами все поголовье животных.

Среди продовольственных культур, выращиваемых в УО СПК «Путришки» наибольший удельный вес занимают зерновые (в 2008 г. – 46,1%). Площади под ними колебались на протяжении рассматриваемого периода. В 2008 г. площадь, занятая данной культурой составила 1484 га или на 3,1% больше уровня 2004 г., однако на 1,1% меньше уровня предыдущего года.

Таблица 2.6 - Размер и структура посевных площадей

Второе место по удельному весу в общей площади посевов хозяйства занимают кормовые культуры (в 2008 г. – 35,4%). Кормовые культуры представлены кукурузой на силос, на долю которой приходится 13,2%, однолетними травами – 0,7% и многолетними травами, занимающими наибольший удельный вес среди кормовых культур – 21,5%. Площадей под кормовыми культурами достаточно не только для кормления скота ими в свежем виде, но и для приготовления силоса и сенажа.

Рапс – является перспективной культурой. В УО СПК «Путришки» площади под рапсом на протяжении всего рассматриваемого периода увеличивались. Так, в 2008 г. площадь посевов рапса составила 242 га, что на 142 га или в 2,42 раза больше уровня 2004 г.

В хозяйстве изменение общей площади посевов происходило по годам неравномерно. Так, до 2007 г. общая площадь посевов увеличивалась (с 3114 га – в 2004 г. до 3246 га – в 2007 г.), а в последующем году наблюдается ее снижение. В 2008 г. общая площадь посевов составляла 3221 га, что на 3,4% больше, чем в 2004 г., однако на 0,8% меньше уровня предыдущего года.

Теперь целесообразно рассмотреть динамику урожайности сельскохозяйственных культур, поскольку именно урожайность показывает степень использования почвенного плодородия (табл. 2.7).

Таблица 2.7 - Урожайность сельскохозяйственных культур в УО СПК «Путришки», ц/га

Как видно из таблицы 2.7, колебалась в рассматриваемый период урожайность зерновых, кукурузы на зерно, сахарной свеклы, картофеля, овощей, рапса, трав. Однако, в 2008 г. по сравнению с 2004 г. урожайность многих сельскохозяйственных культур, выращиваемых в хозяйстве, увеличилась. Исключение составляют лишь сахарная свекла, картофель, рапс и многолетние травы на сено и зеленую массу, урожайность которых в 2008 г. по сравнению с 2004 г. снизилась.

Наибольший рост урожайности за данный промежуток времени наблюдается по кукурузе на зерно (на 17,9 ц/га или на 52,3 %), кукурузе на силос (на 98,5 ц/га или на 56,1 %), овощам (на 260 ц/га или в 4,25 раза). В кооперативе постоянно внедряются перспективные сорта сельскохозяйственных культур, расширяются посевы продовольственных сортов пшеницы и других зерновых культур кормового назначения.

При анализе отрасли животноводства следует учитывать, что основными показателями, характеризующими положение хозяйства, являются поголовье скота и его продуктивность. Изменение поголовья и продуктивности животных в УО СПК «Путришки» за последние годы отражено в таблице 2.8.

Таблица 2.8 - Поголовье и продуктивность сельскохозяйственных животных в УО СПК «Путришки»

Поголовье сельскохозяйственных животных в период с 2004 г. по 2008 г. колебалось. Так, в 2008 г. поголовье коров составило 855 голов, что на 9 голов или на 1,1 % больше, чем в 2004 г.. Поголовье крупного рогатого скота в 2008 г. составило 2202 голов, что на 117 голов или на 5,6 % больше уровня 2004 г. В 2008 г. в хозяйстве перестали содержать поголовье основного стада племенных лошадей и молодняка на выращивании племенных. Поголовье молодняка рабочих лошадей на выращивании за исследуемый период увеличилось в 2 раза и составило 14 голов.

Продуктивность животных является важным показателем, определяющим состояние развития отрасли в любом хозяйстве. Так, в УО СПК «Путришки» стабильно увеличивался среднесуточный привес крупного рогатого скота (с 621 г – 2004 г. до 687 г – 2008 г. или 10,6 %). Среднегодовой удой молока от одной коровы увеличивался с 4500 кг – 2004 г. до 5331 кг – 2007 г. или на 18,5 %, в последующем году он снизился до уровня 5186 кг, что ниже уровня предыдущего года на 2,7 %, однако выше уровня 2004 г. на 15,3 %.

Площадь и урожайность культур, а также поголовье и продуктивность животных оказывают влияние на объем валовой и товарной продукции.

По таким видам продукции как зерно, рапс, овощи и плоды в 2008 г. по сравнению с предыдущими годами наблюдается увеличение валовой продукции. Высокий темп роста в 2008 г. прослеживается по рапсу и овощам, что связано с увеличением посевных площадей и ростом урожайности (табл. 2.9).

Таблица 2.9 - Динамика валовой продукции растениеводства и животноводства в УО СПК «Путришки», т

Обратная ситуация наблюдается по сахарной свекле и картофелю, где произошло сокращение посевных площадей и снижение урожайности.

Таблица 2.10 - Динамика товарной продукции растениеводства и животноводства в УО СПК «Путришки», т

Как известно, на основе данных валовой и товарной продукции можно рассчитать уровень товарности (табл. 2.11).

Таблица 2.11 - Уровень товарности сельскохозяйственной продукции УО СПК «Путришки», %

Так, из таблицы 2.11 видно, что в 2008 г. уровень товарности многих видов сельскохозяйственной продукции в хозяйстве увеличился по сравнению с 2004 г. Исключении составляют только зерно и овощи уровень товарности которых снизился за анализируемый промежуток времени на 34,9 и 105,1 п.п. соответственно.

УО СПК «Путришки» специализируется в молочно-мясном направлении с развитым зернопроизводством. Необходимо отметить, что в 2008 г. большой удельный вес в структуре товарной продукции принадлежит продукции растениеводства (приложение Б, рис. 2.1).

Коэффициент специализации определим по формуле:

Ксп = 100/ Σ [Удi*(2n-1)],  (2.1)

где Удi- удельный вес i-го вида товарной продукции в общем ее объеме; n - порядковый номер отдельных видов продукции по их удельному весу, начиная с наибольшего.

Рисунок 2.1. Структура товарной продукции в УО СПК «Путришки» в 2008 г.

В данном хозяйстве коэффициент специализации равен:

Ксп = 100 / 27,8 * (2 * 1 – 1) + 27,5 * (2 * 2 - 1) + 14,5 * (2 *3 – 1) + 12 * (2 * 4 – 1) + 10,1 * (2 * 5 – 1) + 3,3 * (2 * 6 – 1) + 2,6 * (2 * 7 – 1) + 1,7 * (2 * 8 – 1) + 0,3 * (2 * 9 - 1) + 0,2 * (2 * 10 – 1) = 0,216

Следовательно, УО СПК «Путришки» имеет средний уровень специализации.

Насколько эффективно налажено производство того или иного вида продукции более полно отражает уровень рентабельности, в котором соотносится размер полученной прибыли и понесенных затрат (приложение В, табл. 2.12).

Таблица 2.12 - Рентабельность основных видов продукции в УО СПК «Путришки», %

Уровень рентабельности на протяжении исследуемого периода колеблется. Это связано с тем, что закупочные цены на сельскохозяйственную продукцию практически не изменяются, в то время как цены на все средства производства колеблются.

Если рассматривать в целом отрасль растениеводства и животноводство, то можно отметить, что их производство находится на различных уровнях. Так, растениеводство является высоко рентабельной отраслью для УО СПК «Путришки», где она равняется 15,4 %, а животноводство убыточной и низко рентабельной (минус 2,1 % в 2008 г.).

Наивысший уровень рентабельности в УО СПК «Путришки» был достигнут в 2008 г. – 25,5 % по картофелю и 18,2 % - по зерну.

В целом уровень рентабельности хозяйства в 2008 году достиг 5,8 % в основном за счет отрасли растениеводства.

Одной из важнейших характеристик деятельности хозяйства является также уровень производства, который показывает, какое количество продукции или прибыли приходится на единицу размера отрасли. Уровень производства в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 2.13.

Таблица 2.13 - Уровень производства в УО СПК «Путришки»

Из таблицы 2.13 видно, что в 2008 г. наблюдается увеличение поголовья крупного рогатого скота в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий по сравнению с 2004 г. на 3 головы. При этом поголовье коров за исследуемый промежуток времени в расчете на 100 га сельхозугодий оставалось неизменным и составляло 19 голов. В 2008 г. увеличилось производство в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий молока на 138,3 ц, а мяса в живом весе, напротив, снизилось на 19,4 ц по сравнению с уровнем 2004 г. Однако по сравнению с уровнем предыдущего года в 2008 г. как производство молока, так и мяса в расчете на 100 га сельхозугодий снизилось на 17 и 30 ц соответственно. Производство на 100 га пашни зерна в 2008г. увеличилось по сравнению с уровнем 2004 г. на 426,1 ц, а картофеля, напротив, снизилось на 290,2 ц.

Таким образом, УО СПК «Путришки» – стабильно развивающееся сельскохозяйственное предприятие, имеющее потенциал для увеличения производства сельскохозяйственной продукции и повышения эффективности ее производства.

3. Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки»

3.1 Основные правила организации документооборота в УО СПК «Путришки»

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности УО СПК «Путришки».

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства УО СПК «Путришки» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота в УО СПК «Путришки» являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в УО СПК «Путришки» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления УО СПК «Путришки», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в УО СПК «Путришки».

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в УО СПК «Путришки» и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В УО СПК «Путришки» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной председателя – секретарем - машинисткой, остальные виды работ рассредоточены по отделам хозяйства.

Председатель хозяйства несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в хозяйстве возложена на секретаря-машинистку и ответственных исполнителей.

В УО СПК «Путришки» функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретарь. Основной задачей секретаря является документационное и организационное обеспечение деятельности хозяйства и его руководства.

Секретарем хозяйства выполняются следующие функции:

1.  Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2.  Прием и отправка исходящих документов.

3.  Прием документов от работников УО СПК «Путришки» для передачи на рассмотрение председателю, для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом), для копирования и размножения.

4.  Передача работникам хозяйства документов поступивших от руководства с резолюциями, поступивших после изготовления, копирования.

5.  Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6.  Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7.  Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8.  Обеспечение сохранности документов.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в хозяйство. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Например, в адрес УО СПК «Путришки» поступило письмо (вх. № 159/1-6 от 09.06.2009 г.) от Гродненского унитарного коммунального производственного предприятия «Горсвет» с информацией об имеющейся задолженности по оплате за выполненные в марте 2009 г. электромонтажные работы на сумму 595 552 рубля. Хозяйству было предложено в срок не позднее 10.06.2009 г. перечислить претензионную сумму. В случае не погашения задолженности в указанный срок Гродненское УКПП «Горсвет» информирует о своем обращении в суд (приложение Г). На письме была наложена резолюция председателя УО СПК «Путришки» «Бухгалтерии оплатить» и, во избежание судебного разбирательства, задолженность была погашена хозяйством в установленный срок.

Еще одним примером входящего документа может служить письмо суда Ленинского района г. Гродно, где на устный запрос УО СПК «Путришки» выслана копия решения суда (приложение Д).

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из хозяйства. Большинство исходящих документов являются ответом УО СПК «Путришки» на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов хозяйства. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Например, исходящим документом от 21.08.2009 г. № 1-6/570 УО СПК «Путришки» сообщает Ленинскому отделу Департамента охраны г. Гродно об увольнении сторожа Вандаева В.Н. по ст. 42 п. 7 ТК РБ за появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии (приложение Е). Данный исходящий документ был ответом на запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно от 14.08.2009 г. № 16/2-471.

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы УО СПК «Путришки». Данные документы используются для организации работы хозяйства, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через секретаря проходят не все внутренние документы, а только приказы председателя хозяйства. Через секретаря также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Под объемом документооборота УО СПК «Путришки» понимается количество документов, полученных и созданных хозяйством за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя количество входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки» за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.

Таблица 3.1. – Динамика количества входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки»

Стабильное увеличение объема исходящих и внутренних документов связано, прежде всего, с расширением организационной структуры хозяйства за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов.

3.2 Схема движения и технология обработки документов в хозяйстве

Документы, поступившие, в УО СПК «Путришки» начинают свой путь к исполнению с секретаря. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов.

Движение входящих документов происходит в следующей последовательности: прием и первоначальная обработка, регистрация, рассмотрение руководством, доставка документов, непосредственное исполнение или использование документов, распределение документов по тематическим комплексам. Регистрация входящей корреспонденции ведется секретарем в журнале регистрации (приложение Ж). В форме журнала записывается входящий номер, номер и дата поступившего документа, наименование организации, краткое содержание документа.

Если на конвертах есть пометка «лично», то конверты не вскрываются и отметка о поступлении ставится на конверте. В регистрационном штампе указывается дата поступления и порядковый номер документа.

При первоначальной обработке документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые. Документы могут, помимо секретаря, регистрироваться и другими подразделениями хозяйства. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, разнарядки – в технических отделах и службах материально-технического обеспечения.

Некоторые виды входящей корреспонденции не регистрируются. В эту группу входят: документы не требующие ответа (поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения и т.п.). Например, письмо Института повышения квалификации и переподготовки кадров информирующее о программе занятий по программе «Повышение квалификации ответственных за безопасную эксплуатацию потребительских электроустановок» было направлено в отдел кадров хозяйства без предварительного проставления входящего номера (приложение З).

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

Недостатком в работе с документами является то, что секретарь УО СПК «Путришки» не производит предварительное рассмотрение поступивших документов, с целью их распределения, отсеивания документов не требующих обязательного рассмотрения руководством, установления подразделения или лица, которым может быть направлен документ без резолюции председателя хозяйства. Все документы отправляются в адрес председателя УО СПК «Путришки» на рассмотрение, что вызывает «залеживание» документов, их скопление, особенно в периоды, когда председатель находитсяв командировке или не имеет времени для их рассмотрения. Документы передаются председателю в день поступления в УО СПК «Путришки».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются председателю УО СПК «Путришки». После наложения резолюции, документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Подготовка исходящих и внутренних документов начинается с составления его проекта, который затем передается секретарю для печатания.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри хозяйства (приложение И). Из приложения И, например, видно, что письмо начальнику инспекции Министерства по налогам и сборам по Гродненскому району с просьбой произвести зачет предоплаты по налогу на добавочную стоимость в уплату Единого налога для производства сельскохозяйственной продукции исполнитель согласовывает с и.о. главного бухгалтера и подписывает у председателя хозяйства. На письме проставляется номер исходящего документа и дата его регистрации в хозяйстве.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Председатель УО СПК «Путришки» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

Много времени в УО СПК «Путришки» отнимает операция согласования проекта. Процесс затягивается еще больше при наличии исправлений. Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Это происходит потому, что все исходящие документы подписывает только председатель.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов" (приложение К). В форме журнала записывается исходящий номер и дата отправляемого документа, наименование организации в которую отправляется письмо, краткое содержание документа и ФИО исполнителя.

После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера номер фиксируется рукописным способом на обоих экземплярах.

Например: 24 февраля 2009 г. №1-6/134

Отправка исходящих документов осуществляется секретарем УО СПК «Путришки». Секретарь сортирует отправляемую корреспонденцию по адресам и видам почтовых отправлений, проставляет адреса на конвертах, складывает документы и кладет в конверты, заклеивает и определяет стоимость отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Порядок прохождения исходящих документов в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.2.

Из таблицы 3.2 видно, что перемещение документов, исходящих из хозяйства, осуществляется не по самому короткому пути, есть возвратные петли и перемещения, что замедляет их движение и нарушает принцип прямоточности.

Таблица 3.2. - Оперограмма движения исходящих документов

- движение документов, подписываемых председателем УО СПК «Путришки»

 - движение документов, подписываемых руководителями подразделений

Таблица 3.3. – Динамика количества исходящей корреспонденции УО СПК «Путришки»

Так, в 2008 г. в хозяйстве зарегистрировано 1080 исходящих документов, что на 21,5 % больше, чем в 2006 г.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах УО СПК «Путришки».

Внутренние документы хозяйства по формам и назначению можно разделить на три группы:

- организационные документы, которые регламентируют деятельность хозяйства (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- распорядительные документы, издаваемые председателем, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются председателем хозяйства и регистрируются в отделе кадров или в юридической службе, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения хозяйства, а в необходимых случаях — за его пределы.

Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям хозяйства, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола (приложение Л).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части: констатирующею и предлагающею.

В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида документа зависит от адресата.

Докладные записки могут быть двух видов: внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка, подписываемая руководством, печатается на общем бланке с заполнением следующих реквизитов: дата; индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.

Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству, подписываемая ее составителем или руководителем структурного подразделения, печатается на стандартном листе бумаги. Машинописным способом воспроизводится реквизиты бланка: наименование структурного подразделения; вид документа (докладная записка); дата. [20, с. 22]

Например, в адрес председателя УО СПК «Путришки» поступила докладная записка от механика отделения Путришки Хотима В.И. В докладной записке до сведения председателя доводится информация об отсутствии механизатора отделения Путришки Семашко В.А. на рабочем месте без уважительных причин. Председатель, рассмотрев докладную записку, наложил резолюцию «На правление». По результатам рассмотрения докладной записки на правлении механизатору Семашко В.А. объявлен выговор (приложение М).

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

1)  с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2)  учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности и т.п.

Например, справка, выданная Трекало В.М. (таб. № 2711) о заработке за период с января по июль 2009 г. в которой указана начисленная среднемесячная заработная плата работника УО СПК «Путришки» (приложение Н).

Распоряжение по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы УО СПК «Путришки» и т.п.

Проекты распоряжений подготавливаются специалистами хозяйства, согласовываются с главным, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются председателем.

Подписанное председателем распоряжение регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Распоряжения по основной деятельности оформляются на бланке предприятия.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

1)  констатирующей;

2)  распорядительной.

Распоряжение издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе распоряжение может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Распоряжение является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления УО СПК «Путришки». Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации хозяйства или его структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни хозяйства, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством распоряжения председатель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Распоряжение обязательно для всех работников УО СПК «Путришки». Все распорядительные документы строго соответствуют закону, ни один из них не содержит положений, противоречащих закону.

Проект распоряжения, визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми службами.

Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям. Распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.

Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Например, распоряжением УО СПК «Путришки» в связи с болезнью председателя обязанности и право подписи на документах возложено на заместителя председателя по производству. В распоряжении указан конкретный срок, когда оно вступает в силу (приложение О).

В организации документооборота УО СПК «Путришки» имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в хозяйстве продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, некоторые операции с ними дублируются, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения. Например, запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно послан 14 августа, а ответ на него хозяйством только 21 августа (приложение Е), т.е. 6 дней письмо, ответ на которое состоит из четырех строк, находилось на рассмотрении и исполнении.

3.3 Контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля за исполнением документов в

УО СПК «Путришки» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (рис. 3.1).

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют председатель УО СПК «Путришки», руководители подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается секретаря хозяйства.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования председателя УО СПК «Путришки».

	Контроль за исполнением документов включает:

Рисунок 3.1. Контроль исполнения документов в УО СПК «Путришки» [12, с. 4]

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Например, бухгалтерский баланс за год предоставляется хозяйством в Управление по сельскому хозяйству Гродненского райисполкома по истечению одного месяца после отчетного периода (приложение П).

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом хозяйства или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело").

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в хозяйстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

При составлении номенклатуры дел учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о подразделениях хозяйства, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел включены такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование подразделения;

- название вида документа;

-  место составления;

-  на какой год;

-  название разделов;

-  гриф утверждения;

-  гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная в УО СПК «Путришки», представлена в приложении Р.

На основании вышеизложенного можно заключить, что хозяйственное управление УО СПК «Путришки» нуждается в постоянном совершенствовании. Этот процесс закономерный. Он обусловлен динамизмом самого сельскохозяйственного производства. Чрезвычайно сложную и тонкую сеть новых организационных отношений нужно не только наладить, но и планомерно развивать в соответствии с меняющимися условиями и задачами.

Сегодня, когда совершенствование системы управления становится важнейшим фактором ускоренного развития народного хозяйства, труд работников этой сферы должен быть на высоте поставленных задач. Следовательно, необходима тщательная работа по совершенствованию всей документации.

Эффективная работа аппарата управления УО СПК «Путришки» неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками не обходится без документирования.

3.4 Мероприятия по совершенствованию делопроизводства

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, можно выделить две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в хозяйстве: создание моделей хозяйственного документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. [5, с. 98]

Порядок прохождения входящих документов в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3. - Оперограмма движения входящих документов [28]

- движение документов, поступающих на имя председателя УО СПК «Путришки»

- движение документов, поступающих на имя руководителей подразделений

- движение нерегистрируемых документов

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использование бездокументных связей. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов по каждому типу решений.

В соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.

Главным условием сокращения объемов документов является упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

Другое направление сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Качество документа включает в себя требование к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.

Следующее направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа. При переписке и размножении документов, особенно внутренних желательно использовать также бланки формата А5, где размещается две страницы печатного текста на стандартном листе бумаги. Например, экземпляр бухгалтерского баланса, оставляемый в хозяйстве для внутреннего пользования можно печатать в уменьшенном варианте, с использованием двусторонней печати, располагая по два листа на странице. Подобным образом можно печатать акты о выделении документов к уничтожению, акты приема и передачи документов на госхранение, документы (акты на переработку, ведомости движения, реестры отправки, сортовые удостоверения и др.) по учету, переработке и движению зерна, докладные записки, акты и другие материалы о развитии производства.

Внедрение бланка формы А5 связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Сокращение объемов текста за счет применения стандартных правил машинописи сэкономит бумагу УО СПК «Путришки» примерно на 5 % за счет словесных переходов между частями.

Объемные документы справочного характера, которыми будут пользоваться долгое время, следует изготавливать с заменяемыми страницами. Это позволит не перепечатывать весь документ при внесении в него изменений Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное приобретение будет в удобстве работы и ликвидации излишних документов. Примером может являться бизнес-план хозяйства и планы социально-экономического развития хозяйства на предстоящий год.

Еще один реальный способ сокращения объемов документации – построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса. [3, с. 112]

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

§  программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

§  поддержка распределенной обработки информации;

§  возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

§  открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

§  типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

§  коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

§  возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

§  средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

§  возможности контроля за прохождением документов;

§  способ оповещения должностных лиц;

§  особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

§  средства регламентации доступа и криптозащиты;

§  средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

§  ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

§  возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

§  организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

§  высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

§  экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

§  возможность централизованного развития вычислительных средств. [13, с. 11]

Внедрение микропроцессорной техники в УО СПК «Путришки» позволит создать более рациональные схемы подготовки и прохождения документов, намного сократит время их обработки и корректировки. Создание безбумажного документирования в УО СПК «Путришки» наиболее остро проявляется в наше время – время усовершенствования автоматизации трудовых процессов. Безбумажное документирование предусматривает создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.д. Секретарь выбирает необходимую форму и лишь корректирует ее. Конечно, это потребует дополнительных затрат на обучение секретаря и повышение его квалификации, однако это с лихвой окупится сокращением трудоемкости работы секретаря УО СПК «Путришки».

Резервы сокращения документооборота имеются при размножении и копировании документов. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа «выписок». [5, с. 102]

В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:

- в должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов. Так, например, справки и другие документы, выдаваемые работникам хозяйства для предоставления по месту требования может подписывать заместитель председателя, а содержащие информацию о денежных средствах – главный бухгалтер;

- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции. Так, письма, носящие сугубо информативный характер секретарь может передавать напрямую заинтересованным лицам без наложения резолюции руководителя, как например письмо Института повышения квалификации;

- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;

- унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта «Указание»;

- разработать трафаретные тексты наиболее повторяющихся документов. Так, тексты приказов на отпуска, премии, наказания, справки о месте работы, о размере заработной платы могут быть заготовлены трафаретно;

- повысить качество подготовки и оформления документов;

- расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;

- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;

- разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения. [5, с. 103]

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные бланки данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации.

Решение о делегировании права подписи исходящих документов в УО СПК «Путришки» будет способствовать более оперативному движению документов и решению дел. Более целесообразен такой порядок, при котором право подписи документов имеют также другие руководящие работники хозяйства. Разумеется, документы по наиболее принципиальным вопросам подписывает сам председатель или его заместители в отсутствие председателя. Создание перечня документов, подписываемых главными специалистами хозяйства, в соответствии с их компетенцией, позволит упорядочить процедуру подписания исходящих и внутренних документов.

Унификация системы делопроизводства в УО СПК «Путришки» может выражаться в создании различных систем документации, которые будут строго устанавливать состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые в хозяйстве просто по привычке. При применении единой формы вместо однотипной количество применяемых форм сократится примерно в четыре раза. Отмена издания приказа о командировках также будет способствовать сокращению объема документации.

Состав унифицированных форм можно закрепить в табеле документов. В табеле можно указать: название формы документа, код по отраслевому унификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения и др. Таким образом, унификация позволит упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы позволит установить лимит изготовления бланков.

Уменьшение различных преамбул в документах, исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз даст возможность повысить качество документов УО СПК «Путришки» и сократит объемы текстов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления – от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. За последние годы документы «спустились» и в первичное звено материального производства – в бригаду, где заведено собственное делопроизводство.

Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

В нашей стране ежегодно в сфере управления народным хозяйством и его отраслями обращается огромное количество различных документов – организационных, распорядительных, плановых, статистических. Все они проходят через рабочие места работников аппарата управления. До 40 % рабочего времени уходит у многих из них на поиск необходимой информации, основным носителем которой является документация. Делопроизводственные функции выполняют также бухгалтеры, экономисты, инспектора по кадрам. Естественно, знание основ системы документирования, умение организовать делопроизводство сегодня требуется от руководителей и специалистов. [7, с. 34]       

Таким образом, документооборот отражает внутренние закономерности функционирования и развития систем управления и находится в прямой зависимости от происходящих в них преобразований. Он неразрывно связан с совершенствованием всего комплекса элементов, составляющих организационную структуру и процессы управления.

4. Безопасность жизнедеятельности

Работа по охране труда в сельскохозяйственных организациях определяется Положением об организации работы по охране труда в системе Госагропрома СССР, утвержденным Приказом Госагропрома СССР от 4 июня 1986 г. [11]

Руководствуясь данными Правилами и типовыми инструкциями по охране труда, администрация УО СПК «Путришки» совместно с профсоюзным комитетом разрабатывают и утверждают инструкции по охране труда по видам работ и профессиям.

Со всеми работниками в соответствии с действующим законодательством и ГОСТ 12.0.004-79 ССБТ. «Организация обучения работающих безопасности труда. Общие положения» проводят инструктаж по охране труда и технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности. [11]

Управление охраной труда осуществляют руководитель предприятия, а также руководители структурных подразделений. Их основными задачами являются: обучение работающих безопасности труда и пропаганда вопросов охраны труда; обеспечение безопасности производственного обучения, производственных процессов; нормализация санитарно-гигиенических условий труда; обеспечение работающих средствами индивидуальной защиты; обеспечение оптимальных режимов труда и отдыха работающих; профессиональный отбор работающих по отдельным специальностям.

Уровень вредных производственных факторов на рабочих местах машин и в производственных помещениях не должен превышать предельно допустимые значения (шум 40-50 дб, освещение 300 л, температура 18-200С). Если при какой-то технологии не обеспечивается полная безопасность работ для обслуживающего персонала, то необходимо применять средства индивидуальной защиты.

Продолжительность рабочего дня для несовершеннолетних не должна превышать 6 часов.

Периодический медосмотр проводится не реже одного раза в 24 месяца, производственное обучение и проверка знаний квалификационной комиссией производятся не реже 1 раза в 12 месяцев.

Лица, допущенные до работы при производстве сельскохозяйственной продукции, должны хорошо знать: назначение и содержание выполняемых работ и их связь с другими операциями процесса; устройство обслуживаемых машин, ограждения и предохранительные приспособления, обеспечивающие безопасность работы; возможные опасные и вредные производственные факторы; правила пожарной безопасности; навыки оказания первой медицинской помощи пострадавшим при несчастных случаях и правила пользования средствами индивидуальной защиты.

Законодательство о труде регулирует трудовые отношения рабочих и служащих с администрацией, содействуя росту производительности труда, укреплению трудовой дисциплины.

Трудовое законодательство устанавливает основные трудовые права и обязанности рабочих и служащих, гарантии приема на работу, трудовую дисциплину, а также обязанности администрации по обеспечению здоровых и безопасных условий труда, проведению инструктажа по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другим правилам охраны труда и т.п.

Трудовое законодательство, закрепляя равенство мужчины и женщины в трудовых отношениях (при приеме на работу, в оплате труда), но учитывая физиологические особенности женского организма и ее социальную роль матери, предусматривает ряд льгот для работающих женщин, повышенную охрану для их здоровья.

Главное назначение этих льгот – облегчить условия труда женщин, создать более благоприятные возможности для того, чтобы женщины могли сочетать свою профессиональную деятельность с материнскими обязанностями, повышать свою квалификацию, участвовать в общественной жизни коллектива. [17]

Действующим законодательством запрещено применение труда женщин на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда. Они не могут работать на подземных работах, в горячих цехах, с промышленными ядами, на корчевании корней деревьев и т.п. Законодательством предусмотрены специальные правила привлечения женщин к облегченным квалифицированным работам в сельском хозяйстве. Они могут работать в качестве трактористом - машинистов, механизаторов животноводческих ферм, шоферов легковых автомобилей, машин грузоподъемностью до 2,5 т либо имеющих усилители управления. Женщинам – механизаторам, работающим на тракторах, комбайнах и сложных сельскохозяйственных машинах, устанавливают нормы выработки на 10% ниже норм, действующих в данном хозяйстве. [17]

Ко всем зданиям и сооружениям должен быть обеспечен свободный доступ. Подъезды к зданиям и водоисточникам, а также доступ к противопожарному инвентарю и оборудованию должны быть всегда свободными. Противопожарный разрыв между зданиями не разрешается использовать для складирования каких-либо материалов и оборудования, стоянки сельхоз техники и автотранспорта.

Сжигание мусора на территории производственных построек и полевых станов допускается только в безветренную погоду на расстоянии не менее 100 метров от строений и хлебных массивов. Оставшуюся золу и угли следует тщательно залить водой или засыпать землей.

В производственных помещениях следует обозначить маршрут движения транспортных средств. Их скорость не должна превышать 2 км/ч. Перед подъемом платформы оператор должен убедиться в отсутствии людей на разгружаемом автомобильном транспорте, в приемном бункере, на платформе и подать звуковой сигнал.

Работающие должны строго соблюдать правила личной гигиены. Принимать пищу, курить, снимать средства индивидуальной защиты во время отдыха только в специально отведенных местах, а при работе с протравленными семенами и минеральными удобрениями – только после тщательного мытья рук, полостей рта и носа.

Всем работникам хозяйства необходимо соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Недопускается: присутствие в рабочей зоне посторонних лиц, работа в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, а также в болезненном или утомленном состоянии. Работающие должны выполнять только ту работу, по которой прошли инструктаж и на которую выдано задание. Не перепоручать свою работу другим лицам.

Лица, нарушившие требования Инструкции по технике безопасности УО СПК «Путришки», несут ответственность в порядке, установленном законодательством.

Выводы и предложения

В ходе анализа состояния делопроизводства в УО СПК «Путришки» выявлено, что:

1. УО СПК «Путришки» специализируется в молочно-мясном направлении с развитым зернопроизводством. Коэффициент специализации при этом равен 0,216, что свидетельствует о среднем уровне специализации. В 2008 г. общая земельная площадь, закрепленная за кооперативом, составила 4974 га, площадь сельхозугодий - 4395 га. В структуре землепользования хозяйства наибольший удельный вес занимают сельскохозяйственные угодья (88,4 %), что свидетельствует о высоком уровне сельскохозяйственного освоения земель. Небольшой удельный занимают леса и пруды и водоемы – 2,9 и 0,7 % соответственно, а также прочие земли, на долю которых приходится 8,0 %. Наибольшая часть сельхозугодий отведена в кооперативе под пашню (73,2 %), что свидетельствует о высоком уровне распаханности территории. В 2008 г. общая площадь посевов составляла 3221 га, что на 107 га больше, чем в 2004 г. В 2008 г. урожайность зерновых составила 68,1 ц/га, сахарной свеклы – 546,1 ц/га, картофеля – 281,1 ц/га. В хозяйстве содержалось 855 коров со среднегодовым надоем молока 5186 кг, 2202 голов КРС со среднесуточным приростом живой массы 687 г. В целом рентабельность хозяйства в 2008 году достигла 5,8 % в основном за счет отрасли растениеводства.

2. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в УО СПК «Путришки» и табелем унифицированных форм документов.

3. В УО СПК «Путришки» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной председателя – секретарем - машинисткой, остальные виды работ рассредоточены по отделам хозяйства.

4. Анализируя количество входящей и внутренней корреспонденции УО СПК «Путришки» за последние три года, была выявлена тенденция к его росту.

5. Хозяйственное управление УО СПК «Путришки» нуждается в постоянном совершенствовании. Этот процесс закономерный. Он обусловлен динамизмом самого сельскохозяйственного производства. Чрезвычайно сложную и тонкую сеть новых организационных отношений нужно не только наладить, но и планомерно развивать в соответствии с меняющимися условиями и задачами.

Основными направлениями совершенствования организации делопроизводства в системе управления УО СПК «Путришки» является:

1) решение о делегировании права подписи исходящих документов (справки и другие документы, выдаваемые работникам хозяйства для предоставления по месту требования может подписывать заместитель председателя, а содержащие информацию о денежных средствах – главный бухгалтер);

2) тексты приказов на отпуска, премии, наказания, справки о месте работы, о размере заработной платы могут быть заготовлены трафаретно;

3) уменьшение различных преамбул в документах, исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз;

4) внедрение бланка формы А5 (например, экземпляр бухгалтерского баланса, оставляемый в хозяйстве для внутреннего пользования можно печатать в уменьшенном варианте, с использованием двусторонней печати, располагая по два листа на странице. Подобным образом можно печатать акты о выделении документов к уничтожению, акты приема и передачи документов на госхранение, документы (акты на переработку, ведомости движения, реестры отправки, сортовые удостоверения и др.) по учету, переработке и движению зерна, докладные записки, акты и другие материалы о развитии производства);

5) объемные документы справочного характера, которыми будут пользоваться долгое время, следует изготавливать с заменяемыми страницами (например, бизнес-план хозяйства и планы социально-экономического развития хозяйства на предстоящий год);

6) внедрение микропроцессорной техники и безбумажного документирования.

Список использованной литературы

1.  Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство: Учебник для техникумов. – 3-е изд., испр. И доп. – М.: Легпромбытиздат, 1988. – 226 с.

2.  Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство - 1999. - №1. – с. 7-10

3.  Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Приор, 1997.

4.  ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

5.  Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. Руководство – 8-е изд., стереотип. – Мн.: ТетраСистемс, 2004. – 240 с.

6.  Денисов В. Word 97 c самого начала. - СПб: Питер, 1997. – 446 с.

7.  Документы и делопроизводство: Справ. Пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов; Сост. М.Т. Лихачев. – М.: Экономика, 1991. – 234 с.

8.  Иритикова В. С. Приказ по личному составу // Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27

9.  Керженцев П.М. Принципы организации. – М., 1968 – 112 с.

10.  Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 272 с.

11.  Коктыш Л.А., Новик В.И., Ласкавнев В.П. Правила безопасности в сельском хозяйстве. – Мн.: 2005. – 215 с.

12.  Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. - 2007. - № 1.- с. 4.

13.  Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2006. - № 4. – с. 10-12

14.  Лосев В.И., Кузнецова Т.В. Управленческая документация. М., 1985. – 120 с.

15.  Менеджмент организации / Учеб. пособие. Под ред. З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина. - М.: Инфа-М, 1995. – 265 с.

16.  Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурн Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 1995.

17.  Охрана труда / Канареев Ф.Н., Бугаевский В.В., Перегожин М.А. и др.; Под ред. Канареева Ф.М. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Агропромиздат, 1988. – 351 с.

18.  Охрана труда в сельском хозяйстве: Справочник / Сост. В.Н. Михайлов и др.. М.: Агропромиздат, 1988. – 543 с.

19.  Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 1995

20.  Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.

21.  Стенюков М.В. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: 2004. – 98 с.

22.  Современная экономика. Общедоступный учебный курс. - Ростов-на-Дону: издательство «Феникс», 1996.

23.  Справочная правовая система «Консультант Плюс»

24.  Стандарт предприятия СТП 37.172.168-99

25.  Экономическая стратегия фирмы / Учебн. пособие под ред. Градова А.П. – Спб.: Питер, 1995.

26.  Экономика предприятий и отраслей АПК / под общ. ред. В.С. Тонковича, Л.Ф. Догиля. – Мн.: БГУ, 1996.

27.  Экономика сельского хозяйства. В.А. Добрынин, А.В. Беляев, П.П. Дунаев и др.; Под ред. В.А. Добрынина. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Агропромиздат, 1990. – 476 с.

Приложение

Размер и структура товарной продукции УО СПК «Путришки»

Исходные данные для расчета уровня рентабельности сельскохозяйственной продукции в УО СПК «Путришки»